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Dans le cadre de la modernisation de son Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), MAIF, société d’assurance mutuelle qui couvre l’ensemble des besoins de plus de 4 millions de sociétaires (assurances de biens, prévoyance, santé, assistance, épargne, crédit…), a décidé d’opter pour la solution ADP Link pour la gestion de la paie et de l’administration du personnel. L’objectif principal était de permettre aux gestionnaires de paie et à l’ensemble de l’équipe RH de gagner en temps et en productivité afin qu’ils puissent se consacrer à leur expertise métier, à savoir le pilotage, la fiabilisation des données et les contrôles pour in fine mettre en œuvre une politique RH augmentée. MAIF, qui réalise chaque mois plus de 9 500 paies, est devenue cliente d’ADP en avril 2021, et les premières paies ont été produites en mai 2023.

Des enjeux métiers et techniques

Rencontrant des difficultés à intégrer les mises à jour fréquentes liées à la Déclaration Sociale Nominative (DSN), MAIF a entrepris en 2020 un diagnostic approfondi pour évaluer l'obsolescence de son SIRH, qui datait d’une quinzaine d’années. A l’issue de cette évaluation, la décision fut prise de mettre en place un nouveau SIRH et ce dans l’optique de répondre à des enjeux métiers et techniques.

Les enjeux métiers étaient principalement axés sur la nécessité de garantir une paie juste et conforme, versée en temps et en heure, ainsi que sur l'optimisation des processus pour réduire les coûts de maintenance et faciliter l’accès aux données RH. MAIF souhaitait également gagner en agilité en évitant les saisies multiples des données dans le système d’information afin de permettre aux gestionnaires de paie de se concentrer sur leur expertise métier et d’effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il s’agissait, par ailleurs, d’améliorer l’expérience utilisateur grâce à une solution qui soit flexible et adaptable à l’environnement SIRH de MAIF.

Sur le plan technique, la complexité de l'interface entre leur solution initiale et 27 systèmes d'information connexes constituait un défi important. L'objectif était de réinterfacer ces systèmes avec la nouvelle solution, tout en minimisant les risques de perturbation lors de la mise en production. La sécurisation au niveau de la paie était aussi cruciale, avec des données qui soient disponibles, fiables et hébergées en France ou en Europe. Enfin, MAIF aspirait à recourir à une solution SaaS (Software as a Service) afin de se conformer aux normes souhaitées par la Direction des Services Informatiques (DSI).

Face à ces enjeux et à l’issue d’un processus d’appel d’offres, MAIF a décidé de retenir ADP. Au cours des soutenances et démonstrations, la robustesse de la solution ADP Link a fait forte impression. L'interface utilisateur intuitive et la constance de l’affichage sans changement d’écran ont été forts appréciés, de même que le module complémentaire ACE (Assistant Contrôle Expert), ADP étant le seul acteur à proposer ce type d’outil qui automatise le contrôle de paie.


Les autres critères déterminants dans le choix de recourir à ADP ont été sa capacité à offrir une méthodologie de projet fiable et à pouvoir réaliser l’intégration évitant de faire appel à un intégrateur externe, ce qui simplifie le processus et réduit les risques liés à la mise en œuvre. Enfin, la couverture fonctionnelle étendue de l'outil et la perspective de bénéficier d’évolutions constantes de la part d’une entreprise de taille mondiale ont également été des éléments décisifs dans l’adoption d’ADP.

ADP Link, une solution qui allie précision et sécurisation de la paie

ADP Link est une solution de gestion du capital humain dédiée aux très grands comptes. Elle met à disposition un moteur de paie entièrement personnalisable, avec de nombreuses fonctionnalités : gestion multi-structures (juridiques, organismes, etc.) et multi-conventions, hiérarchisation fonctionnelle du réglementaire (légal, convention, accords, contrats, éléments variables, etc.), réalisation de calculs de paie à la demande (paie de simulation, paie de solde de tout compte, etc.), individuellement ou par groupe.

De plus, ADP Link propose une Gestion Administrative du Personnel (GAP) dématérialisée clé en main et sur mesure, qui permet de piloter le « parcours du collaborateur » au sein de l’organisation de l’embauche jusqu’au départ. Les données RH et de paie sont disponibles en toute sécurité, fiables et actualisées. Ce service unique dispose, par ailleurs, d’une veille légale assurant l’actualisation automatique des processus et leur conformité, ainsi que de Self-services qui permettent aux collaborateurs et managers d’accéder rapidement aux services de paie en utilisant tout type d’appareils (mobiles ou ordinateur), où qu’ils soient.

En outre, MAIF a retenu les modules complémentaires ADP suivants :

  • ACE (Assistant Contrôle Expert) concentre toutes les données nécessaires au contrôle des paies, de déclaration et de la comptabilité.
    Revue des rémunérations offre le pilotage des augmentations individuelles.
  • Epargne salariale assure la gestion des dispositifs d’intéressement, de participation et des plans d’épargne auxquels ont droit les collaborateurs.
  • HR Process propose aux salariés un simulateur pour leurs avantages sociaux (prime vacances, prime garde d’enfant, compte épargne-temps, intéressement et participation), et aide l’équipe RH à structurer les processus de révision salariale et d’attribution des bonus.
  • IJ Services prend en charge toute ou partie de la gestion des indemnités journalières de Sécurité Sociale (recouvrement, rapprochement).

Le projet de déploiement a débuté en septembre 2021 et a été structuré en grands chantiers métiers : la Gestion Administrative du Personnel, la paie et la post-paie, la Gestion des Temps et Activités (GTA), la rémunération dont la révision salariale, les coûts et budget. Les autres chantiers ont porté sur les données, les interfaces, la recette (phase pour vérifier que l’outil est conforme aux besoins spécifiés) et la conduite du changement.

Initialement, la phase de déploiement prévoyait la réalisation des premières paies en janvier 2023. Cependant, en raison de modifications survenant au niveau des chantiers, cette échéance a été reportée, avec les premières paies qui ont été produites en mai 2023. Certains modules, comme la révision salariale, l'épargne salariale ou IJ Services, ne seront quant à eux implémentés qu’en 2024.

Après seulement quelques mois d'utilisation d’ADP Link et la correction de certaines anomalies, l’équipe RH apprécie la simplification de la saisie, l'automatisation des processus et la signature électronique. De réels gains de temps dans la gestion administrative sont constatés grâce à une interface utilisateur intuitive simplifiant la prise en main de l’outil mais aussi en raison de la traçabilité des données qui facilite les contrôles. De plus, ADP Link répond aux attentes en matière de sécurisation de la DSN et de la Gestion Complémentaire de la Paie (GCP).

« L’excellence de la relation avec ses sociétaires comme avec ses salariés est une valeur fondamentale pour MAIF : nous souhaitions ainsi pouvoir nous appuyer sur un acteur fiable dans la gestion du capital humain. Notre choix s’est naturellement porté sur ADP, qui a su répondre à nos attentes et nous permettre de garantir à nos salariés une paie juste et conforme, versée dans les temps. Ce travail fructueux de plusieurs années ouvre ainsi la voie à un partenariat sur le long terme entre nos deux sociétés. » précise Nicolas Texier, Responsable Projets au sein de la Direction des Richesses Humaines chez MAIF.

« Le diagnostic mené en 2020 par MAIF avait mis en lumière la nécessité de transformer notre SIRH afin de l’adapter aux nouveaux enjeux métiers. L’expertise et l’implication des équipes d’ADP ont rapidement conforté notre choix de leur faire confiance. La solution de gestion du capital humain ADP Link est désormais intégrée dans notre système d’information, en conformité avec les normes portées par notre Direction des Systèmes d’Information. Nos équipes RH peuvent désormais se concentrer sur le cœur de leur métier et faire bénéficier nos salariés d’un accompagnement de qualité. » souligne Anthony Michaud, Responsable de projet en charge du déploiement d’ADP chez MAIF.

« C’est une grande fierté pour ADP d’avoir été choisi par MAIF pour les accompagner dans l’optimisation et la sécurisation de leur système de paie et de capital humain. Nos deux groupes partagent des valeurs communes, comme la culture de l’excellence et le sens du service. Alors que l’intégration d’ADP Link a été finalisée il y a quelques mois, nous restons présents à leurs côtés et les assistons au quotidien. Avec la mise en place d’ADP Link, les équipes de paie de MAIF et l’ensemble des membres de l’équipe RH vont pouvoir se concentrer sur leur expertise métier. En gagnant en efficacité, ils consacreront ainsi davantage de leur temps à la fiabilisation des données et au pilotage de l’activité, et seront donc en mesure d’offrir aux collaborateurs, aux managers et à la direction une expérience RH de tout premier ordre » conclut Carlos Fontelas De Carvalho, Président d’ADP en France et en Suisse.

 

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