Paris, le 05 février 2019 - Althéa, cabinet de conseil notamment spécialisé dans le conseil RH et SIRH, annonce aujourd'hui, en partenariat avec Docaposte, PeopleDoc et Primobox, les résultats d'un sondage réalisé par OpinionWay auprès des salariés français sur le sujet de la dématérialisation des procédures administratives RH.
« Ce sondage nous a permis de dresser un état des lieux des connaissances, de l'accès et des attentes des salariés français en matière de digitalisation des procédures administratives RH dans l'entreprise », précise David Gordon, Senior Manager chez Althéa. « Le bulletin de paie étant généralement la première étape des stratégies de dématérialisation RH, nous avons également fait un focus sur ce type de solution. C'est un excellent indicateur de modernisation de la fonction RH des entreprises. »
Principaux enseignements :
- Le bulletin de paie électronique ne concerne encore qu'un salarié français sur cinq, mais la tendance est à la hausse. Dans les grandes entreprises, 28% des salariés reçoivent ainsi aujourd'hui leur bulletin de paie au format électronique, contre 15% [1] en 2015, soit une augmentation de +87% en 3 ans.
- La dématérialisation des procédures administratives RH bénéficie d'une bonne notoriété auprès des salariés français, qui considèrent par ailleurs que l'évolution est inéluctable. Toutefois, seul un faible pourcentage d'entre eux en bénéficie aujourd'hui.
- Les salariés qui ont accès à des solutions de dématérialisation des procédures administratives RH s'en déclarent largement satisfaits.
- Le développement des solutions de dématérialisation doit se frayer un chemin dans un environnement réfractaire au changement et sur fond de cybersécurité. Elles peuvent toutefois s'appuyer sur des leviers de respect de l'environnement et de gestion à distance.
La dématérialisation des procédures administratives RH est connue des salariés français et promue, selon eux, à un bel avenir
A la question « Avez-vous déjà entendu parler de la dématérialisation des procédures administratives RH ? », 58% des salariés français ont répondu par l'affirmative, dont 26% qui affirment savoir exactement de quoi il s'agit. Les résultats sont à nuancer selon la taille de l'entreprise : ce pourcentage grimpe à 66% dans les grandes entreprises et les ETI, mais s'installe sous la barre des 50% dans les TPE (49%).
Parmi ceux qui en ont déjà entendu parler, c'est avant tout dans un contexte professionnel, au sein de leur entreprise (58% des réponses). La presse est ensuite la deuxième source d'information des salariés français, les médias généralistes en tête (23%), puis les médias spécialisés (17%).
« La généralisation de la dématérialisation des procédures administratives RH est par ailleurs perçue comme inéluctable », ajoute David Gordon. « Interrogés sur son avenir, 86% des salariés français ont en effet déclaré que, selon eux, le mouvement va se développer, rapidement et à toutes les entreprises pour 39%, ou progressivement et dans certains types de sociétés pour 47%. »
Les salariés français en connaissent les outils, à défaut d'y avoir accès
Dans le détail des solutions, le coffre-fort numérique personnel, la signature électronique des contrats de travail et la transmission de documents par voie dématérialisée sont les trois outils les plus connus. Ils arrivent tout trois ex æquo dans le sondage, avec 58% des salariés français qui affirment en avoir déjà entendu parler. Viennent ensuite la dématérialisation des demandes et questions aux RH (51%) et la dématérialisation du dossier individuel du salarié (49%).
Si près de 6 salariés sur 10 ont connaissance des solutions de dématérialisation des procédures administratives RH, ils sont bien moins nombreux à y avoir accès. En moyenne, seul un sur quatre déclare qu'une telle solution a été mise en place dans son entreprise, qu'il s'agisse de transmission de documents ou de certificats par voie dématérialisée, de digitalisation des demandes et questions aux RH, de stockage dématérialisé des pièces du dossier individuel ou de coffre-fort numérique personnel. Interrogés plus spécifiquement sur la signature électronique des contrats de travail, ils ne sont plus que 16% à en disposer.
Les utilisateurs sont largement satisfaits
Les salariés français qui utilisent ce genre de solutions en sont largement satisfaits. La signature électronique des contrats de travail a ainsi conquis 94% d'entre eux, ce qui en fait l'outil de dématérialisation RH générant le plus de satisfaction, et pourtant le moins déployé dans les entreprises.
Les autres solutions ne sont pas en reste : les salariés qui ont accès au stockage dématérialisé des pièces du dossier individuel du salarié se déclarent satisfaits à 90%, à égalité avec ceux de la transmission de documents et certificats par voie dématérialisée. La digitalisation des demandes et questions aux RH (87%) et le coffre-fort numérique personnel (87%) affichent également de beaux scores.
Des leviers d'adhésion à actionner, mais aussi des freins à lever
Interrogés quant aux entreprises ayant mis en place des solutions de dématérialisation des procédures administratives RH, les salariés français estiment qu'elles dégagent avant tout une image d'innovation (81% des réponses) et de performance (75%). Pour 66% d'entre eux, cela reflète également leur volonté de se mettre au service des collaborateurs.
Il est toutefois important de garder à l'esprit que les salariés interrogés estiment également que le déploiement de solutions de dématérialisation des procédures administratives RH peut donner l'image d'une entreprise déshumanisée (pour 56% d'entre eux) et dépensière (29%). Ils sont aussi plus nombreux à considérer qu'il s'agit d'une évolution positive pour l'entreprise (73%) que pour les salariés (54%).
Pour faire adhérer les salariés à la dématérialisation des procédures administratives RH, les entreprises disposent de plusieurs leviers. Le principal avantage de ce type de solutions, cité par 52% des salariés français, est le respect de l'environnement (zéro papier), suivi d'une considération plus pratique : la possibilité de gérer ses documents ou ses demandes à distance (41%).
Quant aux principaux défis à relever, sur lesquels les salariés français ont besoin d'être rassurés, ils citent en tête les risques liés à la sécurisation et la garantie de confidentialité des données et à la perte d'information (36%), ainsi que la perte du contact humain avec les interlocuteurs RH ou administratifs (34%).
« L'adhésion des salariés aux projets de digitalisation de l'entreprise n'est pas à prendre à la légère, particulièrement quand ils touchent aux ressources humaines. La communication en interne est bien entendu essentielle, son contenu l'est encore plus. Il doit avoir du sens et être rassurant pour les salariés, leur expliquer pourquoi la digitalisation n'est pas synonyme de déshumanisation et qu'au contraire, la mise en œuvre de telles solutions va également permettre aux RH de dégager du temps pour instaurer avec eux des relations plus poussées et personnalisées », conseille David Gordon.
Illustration des enjeux par le bulletin de paie
80% des salariés français reçoivent aujourd'hui leur bulletin de paie au format papier, soit sur leur lieu de travail (49%) ou directement à leur domicile (31%). Sans grande surprise, plus l'entreprise est petite, plus la tendance est forte : 89% dans les TPE, 84% dans les PME, 72% dans les ETI et grandes entreprises.
Pourtant, près de la moitié des salariés (49%) savent que leur entreprise a le droit, depuis le 1er janvier 2017 selon les dispositions de la loi Travail, de dématérialiser leur bulletin de paie. Ils voient d'ailleurs le bulletin de paie électronique d'un bon œil, puisque 58% d'entre eux déclarent qu'ils sont favorables à sa généralisation. Parmi ceux qui le reçoivent d'ores et déjà de manière dématérialisée, ce pourcentage grimpe même à 83%.
Parmi les principaux atouts évoqués par les salariés favorables à la dématérialisation du bulletin de paie, on trouve en tête la limitation des impressions et les actions en faveur de l'environnement (65%), la possibilité d'y accéder à distance (48%) et la protection en cas de sinistre à leur domicile (43%).
« Lorsqu'elles s'engagent dans la dématérialisation RH, les entreprises mettent généralement en avant la rapidité et la simplicité des solutions qu'elles déploient pour obtenir l'adhésion de leurs salariés. Or, ce ne sont pas leurs préoccupations : ici encore, le sondage nous apprend que le respect de l'environnement est le principal levier à actionner. C'est sur ce message que les entreprises doivent capitaliser, d'autant plus qu'il s'accompagne également d'une réduction des coûts - d'impression, d'envoi, de stockage... -, que nous savons être un autre point d'attention des salariés français », affirme David Gordon.
A l'inverse, le poids des habitudes (51%), la peur de ne pouvoir récupérer ou accéder à leurs documents (48%) et celle d'un manque de protection des données sont les principaux freins cités par les salariés réfractaires à la dématérialisation du bulletin de paie.
« Les habitudes sont inscrites dans la culture française, c'est pourquoi l'accompagnement au changement est si important dans tout projet de modernisation ou de digitalisation de l'entreprise. Ce n'est qu'à ce prix qu'on remporte l'adhésion des salariés. Quant à la sécurité et la confidentialité des données, elles sont des craintes légitimes face aux cybermenaces actuelles. Le choix d'un fournisseur de confiance, proposant des solutions tout à la fois sécurisées et disponibles, n'est désormais plus une option », conclut David Gordon.
Méthodologie
Le sondage OpinionWay pour Althéa sur les salariés français et la dématérialisation des procédures administratives RH a été réalisé auprès d'un échantillon de 1 010 salariés, représentatif de la population salariée française. L'échantillon a été interrogé par questionnaire auto-administré en ligne sur système CAWI (Computer Assisted Web Interview), du 26 novembre au 4 décembre 2018.