Objectif : aider les établissements gérés par le CHRU de Nancy à optimiser ses coûts et fluidifier le partage de documents par ses agents
A Paris, le 17 septembre 2019 - Le CHRU de Nancy a pris l'initiative de dématérialiser les bulletins de paie de ses agents en début d'année 2019. PeopleDoc, pionnier des services RH, accompagne l'établissement dans sa démarche.
Depuis mai 2019, plus de 12 000 bulletins de salaire du CHRU de Nancy ont été désormais déposés dans un coffre-fort électronique. De cette manière, chaque agent pourra, gratuitement, via un ordinateur, une tablette, un smartphone, visualiser son bulletin de salaire, l'imprimer, l'envoyer à une institution, etc. Objectif : optimiser le budget en supprimant les coûts d'impression et faciliter l'expérience collaborateur de ses agents.
Fluidifier la gestion administrative des 10 000 professionnels et étudiants
Depuis le 1er janvier 2017, tout employeur privé ou public a la possibilité de remettre le bulletin de salaire sous format électronique.
Le CHRU de Nancy a ainsi décidé d'adopter l'option de la dématérialisation afin de faciliter sa gestion administrative. En effet, le CHRU produit plus de 12 000 bulletins de paie par mois pour ses seuls agents et gère également les bulletins de 8 000 agents répartis dans 30 établissements partenaires du Grand Est - centres hospitaliers (CH) spécialisés ou non, établissements médico-sociaux, établissements sociaux et médico-éducatifs, maisons de retraite, ou établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad).
Le CHRU de Nancy s'est tourné début 2019 vers la solution de dématérialisation MyPeopleDoc(r) mise au point par PeopleDoc, plateforme SaaS de digitalisation RH aidant les entreprises à simplifier et fluidifier les processus administratifs entre RH et agents.
Depuis le mois de mai, 9 agents du CHRU sur 10 ont opté pour le bulletin de paie dématérialisé. Déposé dans un coffre-fort électronique, chaque agent pourra gratuitement via un ordinateur, une tablette ou un smartphone y visualiser son bulletin de salaire, l'imprimer, l'envoyer à une institution ou une banque par exemple.
Une solution permettant d'économiser 80 000 euros sur une année
Le déploiement de cette solution de dématérialisation PeopleDoc offre de nombreux avantages au CHRU de Nancy et à ses établissements partenaires :
Des gains budgétaires : la mise en place de cette solution a nécessité un investissement de 60 000 euros de la part du CHRU. Or, l'établissement a estimé que celle-ci pourrait permettre de générer jusqu'à 80 000 euros de gains annuels via la suppression des coûts d'impression sur les 12.000 bulletins de ses seuls agents ;
Des garanties en matière de sécurité des données : la transmission et la conservation des documents dématérialisés sont beaucoup plus aisées et moins risquées que lorsqu'il sont en format papier ;
Fluidifier l'expérience collaborateur des agents : l'accès à une plateforme dématérialisée permet d'alléger « la charge administrative » et d'accroître la productivité des équipes. Les services RH et financiers des établissements gagnent du temps dans la gestion du personnel. Par ailleurs, les agents accèdent plus facilement à leurs documents et peuvent se concentrer davantage sur leurs missions quotidiennes.
« La démarche du CHRU de Nancy s'inscrit dans un processus plus vaste de dématérialisation des dossiers et processus de ressources humaines dans leur ensemble. Cet exemple montre que l'innovation et plus spécifiquement la dématérialisation n'est pas uniquement le fait des entreprises. Les administrations publiques, elles aussi, sont concernées et ont vocation à y prétendre afin de modifier l'offre de soins et accroître leur performance au service du patient », commente Clément Buyse, co-fondateur de PeopleDoc.