Motivations & freins des décideurs RH
Le choix de sous-traiter ou non des missions RH varie d’un pays à l’autre au sein des états européens : en Allemagne (40 %), en Suisse (37 %), en Autriche (36 %) et en Belgique (35 %), près de 4 entreprises sur 10 déclarent vouloir sous-traiter leurs activités RH.
La France est plus timide avec seulement 25 % des entreprises souhaitant tendre vers plus d’externalisation des projets et des tâches RH.
(chiffres SD Works, 2021 - https://www.sdworx.lu/fr-lu/presse/2021/2021-02-23-les-entreprises-europeennes-divisees-sur-lexternalisation-des-rh)
Pour comprendre ce phénomène dans l’hexagone, PIXID et ACT-ON GROUP ont mené une vingtaine d’interviews auprès de Dirigeants et Décideurs RH. Avec 86 % des sondés ayant 10 années d’expérience ou plus, l’enquête interroge des professionnels experts des enjeux de leurs organisations.
La spécificité du tissu économique français avec ses très nombreuses petites et moyennes entreprises est également bien représentée avec 2/3 des répondants travaillant au sein d’organisation de moins de 500 salariés et 1/4 au sein d’entreprises comptant entre 500 et 2 000 employés.
Cette enquête met en lumière :
- l’identification claire par les dirigeants des possibilités de croissance et d'optimisation globale, grâce à l'externalisation des RH,
- le coût et le manque de maturité des entreprises comme freins principaux à cette externalisation.
Une identification claire des leviers de croissance et d'optimisation, grâce à l'externalisation RH
Le recours à l’externalisation des RH est motivé principalement par une volonté de « ne plus gérer les tâches à faible valeur ajoutée » pour 86 % des sondés. Viennent ensuite « le gain de temps » à ex-aequo avec « le gain en qualité de service » (81 %), « la maîtrise des coûts de la fonction RH » (76 %) et « la réalisation d’économies directes » (71 %).
Au sein des organisations, le département « Administratif et Paie » est le plus important en termes d’effectif : il compte au moins 2 personnes pour 53 % des entreprises sondées. Pour les autres département RH, la barre des 2 personnes n’est atteinte que pour 10 % à 33 % des entreprises. Dans le même temps, 43 % des Dirigeants et des Décideurs RH estiment « très pertinent » d’externaliser « le traitement de la paie », loin devant toutes les autres missions RH (19 % pour « la gestion de la formation », 10 % pour « le recrutement » et « l’onboarding », 5 % pour « le suivi des temps »). Cette
charge administrative que l’externalisation tend à alléger apparait ainsi en filigrane, tout au long de l’enquête.
Les services les plus pertinents à externaliser sont donc les services qui emploient le plus de salariés dans les services RH. Un des répondants à l’enquête, Didier Maugis, Directeur des Ressources Humaines de Val Touraine Habitat, détaille ce constat :
« Je conseille de prendre le temps d’identifier où l’externalisation permet vraiment de gagner du temps, dans les tâches où il y a des évènements en masse. »
Une autre opportunité d’externalisation réside dans la possibilité de confier à un fournisseur extérieur la complexité de certaines tâches RH.
Didier Maugis explique :
« On se rend compte que, dans le processus de gestion et de validation de la paie, il y a le phénomène de déclaration sociale nominative (DSN). On est rentré dans une sphère de complexité assez forte avec les différentes parties prenantes de la paie (URSSAF, institution de retraite, mutuelle). On réalise que maîtriser cela, ça suppose une expertise spécifique et beaucoup de ressources. Sur cet aspect, faire appel à un prestataire peut être intéressant. »
L’externalisation RH freinée par le prix et par le manque de maturité des entreprises
Face à ces gains potentiels, le « prix » se positionne comme un frein important voire principal à l’externalisation des fonctions RH pour 75 % des sondés, loin devant les autres propositions.
« Freins importants voire principaux » à l’externalisation RH :
- 75 % : prix
- 48 % : mauvaise intégration technique avec le système d’information
- 48 % : perte de contrôle du process
- 47 % : manque de transparence sur les résultats obtenus
- 43% : manque d’offre pertinente
- 38 % : acteurs mal identifiés
- 37 % : ROI insuffisant
- 37 % : risques liés à l’externalisation des données
Antoine Poiron, Directeur des Offres et Partenariats à PIXID, éditeur de solutions RH, analyse ce résultat :
« Peu d’entreprises cernent réellement le coût de fonctionnement de leur service RH. Il faut se rendre compte par exemple que 2 ETP RH revient à environ 100K€ par an, sans compter les coûts cachés comme le temps de formation, de management, etc. L’externalisation fait peur car elle affiche clairement un coût pour l’entreprise. Mais tout compte fait, c’est un investissement qui s’avère être rentable, surtout si elle permet de gagner en expertise et en qualité de service. »
L’enquête révèle un degré de maturité face à l’externalisation RH estimé à 3,8/10 par les entreprises. Dans le détail, 81% des sondés témoignent de process RH plutôt spécifiques et gérés en local.
Jonathan Mignard, Manager SIRH chez ACT-ON GROUP, cabinet de conseil RH, commente :
« La démarche d’externalisation présuppose un travail d’harmonisation et de centralisation des modes de fonctionnement des RH. On peut comprendre les réticences face à l’externalisation qui représente un bouleversement des pratiques. Ce sujet a besoin d’un fort accompagnement dans la conduite de
changement. Car, finalement, il apporte une vraie plus-value aux entreprises et permet de recentrer les équipes RH vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. »
Difficulté de recrutement et pénurie de candidats : futurs accélérateurs de l’externalisation RH ?
Le bon fonctionnement interne d’une équipe RH ne s’oppose donc pas à l’externalisation d’une partie des missions, pour se défaire des tâches chronophages ou pour renforcer une capacité d’action. L’état du marché de l’emploi et les difficultés de recrutements rencontrées par les entreprises ces derniers mois pourraient ainsi pousser les services RH à s’adapter.
Didier Maugis témoigne :
« Chez Val Touraine nous avons commencé à externaliser avec la gestion administrative du recours à l’intérim. […] Tous les intérimaires recrutés constituent un socle de vivier qui nous permet de recruter par la suite définitivement. »
Samuel Kirby, business developper chez Pontoon, expert de l’externalisation des process RH ajoute :
« Depuis quelques années il y a une certaine ouverture à l’externalisation dans les grands groupes, de plus en plus dans le RPO (Recrutement Process Outsourcing), cela s’explique car il est de plus en plus difficile de sourcer des candidats. »
La majorité des craintes liées à l’externalisation RH mises en lumière par l'enquête se révèlent infondées. Les entreprises ayant passé le pas témoignent d’un réel retour sur investissement, à plus forte raison dans un contexte de difficultés de recrutement.
Ainsi, même si elles ne sont pas toujours connues, des offres existent et s’appuient sur des outils éprouvés permettant de faciliter les échanges et de piloter l’externalisation sans perdre la maitrise des process et des données.
Liens utiles :
Lien du replay du webinaire de présentation des résultats de l’enquête :
https://www.youtube.com/watch?v=KxezsRSFiDw