Sparkup, eeVee, Samsung et Yellow publient le e-book
“Le guide des réunions à distance réussies”
En pleine période de confinement, les entreprises et les salariés Français ont dû s’adapter au télétravail forcé. Entre les soucis de connexion, la gestion vie privée / vie professionnelle, la peur de la maladie, il n’est pas toujours simple de conserver l’engagement de ses collaborateurs à distance. Quatre entreprises : Sparkup, eeVee, Samsung et Yellow se sont associées dans la rédaction d’un e-book destiné aux formateurs, dirigeants et managers. Ensemble, ils donnent des clés pour des réunions réussies et des collaborateurs motivés.
1. Sachez anticiper
En tout premier lieu, il est essentiel de collecter les questions à l’avance via un outil de questions / réponses interactif. Cela permet d’anticiper les réponses et ainsi de gagner un temps précieux. De la même façon, l’organisateur peut collecter les idées en amont, y compris celles des absents.
2. Choisissez le bon logiciel
Quatre typologies de logiciels servent à améliorer efficacité et confort dans les phases de préparation, animation, collaboration et suivi des réunions : les logiciels “meeting facilitation”, les logiciels “whiteboard pour écrans tactiles”, les logiciels “mindmapping” et enfin les logiciels “project management”.
3. Motivez vos participants à venir
Pour gagner en motivation, l’organisateur de la réunion peut ajouter à son invitation un lien renvoyant à un outil d’interactivité et de collaboration en ligne. Il pourra ensuite récupérer les supports à J-2 ou J-1 de la réunion. Par ailleurs, un nombre limité de participants sera un gage d’efficacité.
4. Soignez votre check-in
Lorsque la réunion commence, l’organisateur peut faciliter l’interaction en amenant les gens à se présenter ou à contribuer à une conversation. Une fois que tout le monde a rejoint la conversation, il peut ensuite présenter l’ordre du jour pendant une à deux minutes et fixer les objectifs.
5. Créer un climat de confiance
Dans les groupes de taille moyenne ou grande, il est compliqué de saluer les participants individuellement. Pour pallier la situation, l’organisateur peut lancer un vote ou un quiz afin d’encourager chacun à participer, créant alors un climat convivial.
6. Interrogez vos participants
Il est primordial de ne pas parler trop rapidement et de ne pas monopoliser la parole. L’organisateur peut faire des « passes » pour rendre la réunion dynamique. Toutes les personnes silencieuses sont également invitées à s’exprimer. Chaque discussion est clôturée avec une synthèse.
“Donner une voix aux équipes à distance est clé pour le succès des réunions en visioconférences. Faire en sorte que tous les acteurs aient un rôle à jouer et puisse s'exprimer augmente l'implication et l'efficacité de la réunion : un vrai défi en réunions à distance où les distractions sont multiples.”
Vincent Bruneau, fondateur de Sparkup
7. Evaluer votre intervention
Après la réunion, il est important d’envoyer un mail avec le support de présentation et un compte-rendu avec une note de remerciement à tous les participants.
“Toute réunion doit se terminer par une évaluation.
Que pense-t-on de ce qui a été produit ? Que pensons-nous de la manière dont nous l'avons produit ? Qu'avons-nous pensé de l'organisation ? Comment ferons-nous mieux demain ?”
Vincent Bruneau
« Il y aura un avant confinement et un après. Certaines entreprises ne pourront pas revenir en arrière sur le travail à distance et devront mettre en place des normes, des règles. Le rapport au temps de travail risque de changer également, on pourra s’interroger : si le présentéisme est toujours aussi important post confinement ; n’est-on pas mieux chez nous ?"
Yann Glever, fondateur de eeVee
A propos de eeVee
Agence spécialisée dans le marketing stratégique, l’innovation et les ressources humaines, eeVee a été fondé en 2016 par Yann Glever. Ancien directeur de l’innovation de Deloitte France et ex directeur marketing d’Orange Business Services, Yann Glever a lancé plus de 10 solutions dont plusieurs offres en innovation ouverte. Professeur, influenceur actif sur les réseaux sociaux, il a publié plusieurs articles autour de l’Innovation. Il a également ouvert à Paris un espace haut de gamme dédié à l’intelligence collective et aux sessions collaboratives, qui est aussi un centre de formation et d’expérience numérique.
A propos de Sparkup
Fondé en janvier 2017 par Vincent Bruneau, Sparkup est un logiciel d’interaction SaaS qui facilite le dialogue et permet à chacun de s’exprimer, réagir, voter ou poser des questions en réunions d’entreprise et événements. Basée à Paris, l’entreprise a également des bureaux à New York et à Tokyo et regroupe 25 personnes. Sparkup accompagne plus de 600 clients entreprises et organisateurs d’événements dans 47 pays pour les aider à tirer le meilleur parti de leurs réunions ou événements. Des références comme L’Oréal Japon, Nissan, La Poste, SNCF, EDHEC, ChâteauForm’, OpenMind Kfé utilisent la solution Sparkup.