Paris, le 24 avril 2018 - AG2R La Mondiale, premier groupe français de protection sociale et patrimoniale, s'est appuyée sur l'expertise et le savoir-faire de Place de la Formation pour une gestion de la formation innovante et plus efficace. La solution TMS - Training Management Solution lui permet de gérer l'ensemble de ses formations de façon totalement automatisée.
AG2R La Mondiale, qui consacre plus de 5% de sa masse salariale à la formation et forme 75% de ses collaborateurs chaque année (220 000 heures de formation ont été mises en œuvre en 2017, dont la moitié en interne), place la formation au cœur de ses priorités. « Le développement des compétences de nos collaborateurs et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) sont des enjeux stratégiques pour AG2R La Mondiale. Nous souhaitons les accompagner au mieux dans l'adaptation permanente de leurs compétences et dans la mise en œuvre et la sécurisation de leurs parcours professionnels » explique Pierre BAL, Directeur adjoint de la Formation d'AG2R La Mondiale.
Une volonté forte de simplifier la gestion administrative pour recentrer l'équipe formation sur des missions stratégiques
Outre la détermination de former plus, à effectif et budget constant, AG2R La Mondiale avait pour volonté principale de libérer plus de temps à l'équipe formation, composée de 35 collaborateurs, afin de favoriser le dialogue et les échanges avec les directions métiers. Cet objectif de gain de temps passait par la réduction drastique des tâches administratives : gestion des commandes, gestion administrative et logistique, consolidation des données et documents (conventions, convocations, factures, feuilles d'émargement, évaluations...). « Nous voulions avant tout réduire le temps consacré à l'administratif pour permettre aux équipes de se recentrer sur des missions à forte valeur ajoutée et ainsi mieux servir la stratégie de l'entreprise en matière de formation » affirme Pierre Bal.
Enfin, le Groupe cherchait à réduire drastiquement son coût de gestion, comptable et juridique lié au nombre important de fournisseurs.
TMS - Training Management Solution - un portail web collaboratif pour plus d'autonomie
AG2R La Mondiale a choisi l'outil Training Management Solution pour sa capacité à automatiser son processus d'achat et de mise en œuvre de la formation jusqu'à la clôture des sessions. Véritable outil de simplification de la gestion administrative de la formation, TMS apporte à AG2R La Mondiale trois principaux bénéfices :
- Un « portail » permettant de centraliser l'offre de formations et de responsabiliser les collaborateurs. Ils peuvent y accéder très facilement et deviennent acteurs de leur formation en gérant tous les aspects logistiques de manière autonome : auto inscription, constitutions de groupes...
- L'automatisation de la gestion administrative de la formation pour gagner du temps en interne et optimiser le dialogue social et la pédagogie. « C'est selon nous une alternative moins coûteuse et plus responsable que l'outsourcing traditionnel ».
- La fluidité des relations entre la direction formation, les collaborateurs et les organismes de formation autour d'une même plateforme. « Cette solution collaborative permet d'impliquer automatiquement chacun des acteurs de l'écosystème, internes et externes (salariés, directeurs, managers, organismes de formation ...) »
Mais à travers Training Management Solution, Place de la Formation intervient également en qualité de « tiers comptable unique » afin de simplifier la gestion des commandes et des factures. « « Notre choix s'est porté sur une proposition de valeur comprenant un outil, TMS, mais également des prestations. Cette approche de « tiers comptable unique », qui réduit considérablement le nombre de factures et de paiements à gérer, est un réel atout » assure Pierre Bal.
Par ailleurs, l'accès à un catalogue partagé de formations négociées, permet à AG2R La Mondiale d'être en veille permanente sur les contenus et d'acheter des modules de formation à moindre coût.
Un an après, des résultats probants
La mise en œuvre de TMS a permis à AG2R de gagner un temps précieux sur la gestion administrative : -30% ! Mais la solution lui a permis également de supprimer les tâches chronophages mises en place au fil des années, de simplifier certains processus et de revoir son offre de formation en profondeur.
Ainsi, grâce à cet outil plus automatisé et ergonomique qu'auparavant, AG2R a atteint ses objectifs de rationalisation des processus et du panel de fournisseurs tout en gagnant en efficacité. « Nous bénéficions d'automatismes à tous les niveaux qui nous font gagner beaucoup de temps et sécurisent notre activité tout en la rendant plus performante » affirme Pierre Bal.
Enfin, AG2R dispose désormais d'un SI formation robuste pour répondre aux obligations imposées par la Loi et les autorités de contrôle qui imposent une parfaite traçabilité des actions de formation.
La prochaine étape est de fluidifier encore davantage le parcours des collaborateurs. AG2R souhaite, en effet, finaliser la mise en œuvre de l'ensemble des fonctionnalités de TMS et des interfaces avec tous les outils RH et comptable du Groupe.