De nombreuses solutions ont été mises en œuvre pour faciliter le télétravail mais un des grands challenges est de manager les équipes à distance et de prendre soin d'elles. Pour cela, le Groupe Axys Consultants a développé un chatbot simple et ludique. Il permet en un clic de connaître l'humeur de chaque collaborateur et aider ceux qui le souhaitent.
Malgré les points téléphoniques et les visio-conférences, il est parfois difficile de connaître l'état d'esprit réel des salariés dans une période particulièrement anxiogène où l'on est privé du feed-back des interactions physiques. Or il est important de soutenir tous ceux qui en ont besoin et qui ne prendront pas l'initiative de contacter leur manager.
Le Lab IA a imaginé une solution simple et ludique qui prend la forme d'un chatbot. Régulièrement quand un collaborateur se connecte à son ordinateur le chatbot l'interpelle en lui demandant comment ça va et quatre smileys apparaissent :
Tout va bien j'ai bon moral (vert)
Je tiens le coup mais c'est long / dur (orange)
Ca ne va pas du tout (rouge)
Pas envie de répondre
Une case « commentaire » permet également à ceux qui le souhaitent de s'exprimer plus longuement sur leur état d'esprit et demander à être contactés.
Chaque jour, les associés reçoivent un récapitulatif de l'humeur de chaque collaborateur, de son évolution dans le temps, les noms de ceux qui souhaitent être contactés et de ceux qui n'en n'ont pas manifesté le désir mais qui ont souvent répondu par les smileys « orange » et « rouge ».
« Comment prendre soin de nos collaborateurs et créer un climat favorable pour continuer à mener à bien nos projets à distance ? Un appel téléphonique systématique par un manager peut avoir un effet contre-productif et être assimilé par le collaborateur à un command/control avec la pression induite. Pour éviter ces appels, nous avons rapidement développé un petit bot pour évaluer l'état d'esprit de nos équipes. » explique Jean-Luc Marini (Directeur du Lab iA) et poursuit :
« Baptisé Moody, ce bot a été développé pour Teams en 5 jours ! Il permet de demander facilement au collaborateur comment il va, en proposant de cocher le smiley associé à son humeur et de s'exprimer plus longuement via une case commentaire s'il le souhaite. Mais il peut également le désactiver »
Après trois semaines d'utilisation les retours sont positifs : sur 250 salariés, 80 % indiquent qu'ils vont bien, 3% ont manifesté la volonté d'être contactés. Un seul a bloqué le chatbot et 3 n'ont pas souhaité répondre.
Grégory Saccomani, utilisateur de Moody, est conquis par ce chatbot :
« Le système de fonctionnement de Moody a été très bien pensé par notre management et les équipes du Lab iA. Il n'est nullement intrusif, souvent assez drôle (les équipes ont travaillé sur l'intégration de « easter egg », une fonction cachée au sein du programme) et concrètement fait très bien son travail ! En cette période agitée, il n'est pas toujours facile de garder le moral, et j'ai pour ma part, eu des jours « off » et mon manager est assez rapidement revenu vers moi pour savoir comment j'allais suite aux alertes envoyées par Moody (et tout va mieux maintenant je vous rassure). Cet outil est une aide précieuse en ce moment et sera, j'en suis certain, un outil 2.0 à la disposition des managers du Groupe Axys Consultants. »
« Quant à l'évolution du moral on constate que nos collaborateurs tiennent bon même si leur état d'esprit s'érode légèrement avec le temps. Moody ayant été très bien accueilli nous envisageons de poursuivre l'expérience après le déconfinement car c'est un moyen simple de permettre à chacun de s'exprimer en dehors de tout lien hiérarchique » conclut Laurence Suprano, Directrice Associée.